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湖南科技职业学院合同管理办法
日期:2017-05-11 10:15:44  发布人:Kjxy_dzb  浏览量:255

第一章总  则

 

第一条 为规范学校的合同管理工作,实现合同管理的制度化,切实维护学校合法权益,预防和减少合同纠纷的发生,确保学校财产及利益不受侵犯,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律规定,结合学校实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指学校是指学校和各部门(以学校名义)与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同和协议。具体包括但不限于合作办学、科研、基本建设、银行贷款、维修改造、勘察设计、监理、审计、物业管理、物资设备采购、对外投资、资产租赁、准入经营、无形资产的有偿使用等。

第三条 订立合同必须遵守国家法律、法规和规章,遵循诚实、信用、平等互利、协商一致的原则。

 

第二章 合同管理相关部门的职责

 

第四条 学校合同管理涉及的部门包括合同发起、申请(经办)部门、合同归口管理部门、招标管理部门、采购管理部门、财务处、审计部门、纪检监察部门、资产管理部门和法律顾问等。在合同管理中各业务部门应各尽其职,各尽其责,相互制衡,密切联系。

第五条 合同申请(经办)部门的职责

根据“谁发起,谁负责”的原则,合同申请(经办)部门负责本部门发起的合同的订立和管理工作。主要职责为:

(一)负责根据经济业务的情况及学校的制度要求,发起合同业务;组织本部门职责分工范围内的初步谈判,拟订合同条款,必要时组织合同评审。

(二)全面准确地填写合同条款,负责向党政办公室、法律顾问等部门提供所需信息;办理合同送审、报批、盖章及送交存档手续;

(三)根据“谁主管,谁负责”的的原则,按业务管理对应关系,合同发起及相应管理部门负责履行合同的相应权利和义务,追踪合同标的内外质量。   

(四)负责合同变更、解除及纠纷的处理;

(五)及时向党政办报送合同审批单及合同正本、招投标文件以及合同有关的各种纪要、变更等资料,及时反映合同履行中出现的法律问题;

(六)安排专人负责合同管理工作,及时做好本部门合同副本及有关文件的归档工作,建立本部门合同台账。

(七)定期将合同的履行情况和结果向党政办公室备案

第六条 合同归口管理部门(党政办)的职责

党政办是学校合同管理的归口部门,统一管理学校的合同工作。其主要职责是:

(一)负责拟定、修订合同管理制度,并组织实施;

(二)组织宣传贯彻《合同法》及相关法律法规,组织对各业务部门合同经办人的培训;

(三)参与学校对外订立重大合同的谈判;

(四)组织财务处、审计处、纪检监察室等部门对合同会审、会签;

(五)对合同订立、变更及解除进行审查把关;

(六)负责学校本部及所属各部门的各类合同执行情况的监督检查;

(七)负责学校合同专用章的管理;

(八)负责学校合同台账、合同档案的建立和管理;

(九)协调学校内部和外部合同关系,对合同纠纷依法申请仲裁或诉讼;

(十)负责联系学校常年法律顾问审核重要的合同、协议,必要时要求法律顾问提出法律意见书;

(十一)合同管理中需要解决的其他问题。

第七条 合同采购管理部门(后勤处)的职责

后勤处是采购项目的具体执行部门,其主要职责是:

(一)负责审核采购合同项目的可行性,按照规定组织实施招标限额以下的集体采购,拟订合同的相应条款;

(二)负责建立采购与付款的内部管理制度;审核各种采购业务;

(三)合理组织执行采购合同,发现问题及时汇报并提出解决方案;           

(四)及时组织协调采购合同执行结果的验收,并交付使用单位;

(五)协助妥善办理采购合同的变更或解除事宜,并报有关领导审查、批准;

(六)参与采购合同纠纷的调解、仲裁或诉讼,负责提供有关的资料;

(七)协助采购合同管理中需要解决的其他问题。

第八条 财务处、审计处、纪检监察室是合同管理监督部门

 财务处主要职责是:

(一)负责合同合法合规和收付款条件的审核,负责依据合同办理收付款:

(二)负责审查和监督合同的订立和履行情况,注重在价格、结算方式、票据等方面进行审查把关:

(三)负责发票的审查、签收、签发及账务处理。

(四)核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致;合同发票的审批程序是否符合规定,程序不完备的,拒绝付款。

审计处主要职责是:

(一)负责各类合同的合规性和合法性的审核;

(二)负责合同执行过程的监督;

(三)参与重要和重大合同的谈判;

(四)配合党政办进行重大合同审查或评审,并签署审查或评审意见;

(五)负责重要和重大合同的审计工作。

纪检监察室主要职责是:负责合同签订的全过程监督,确保程序合法,监督到位,保证公开公平公正。

 第九条 其他相关职能部门职责

 (一)法律顾问:负责各类合同的法律审核,协调处理合同纠纷。

(二)资产管理部门:负责合同执行结果的验收及资产登记;负责对购进仪器设备、材料物资等进行验收,并出具验收报告;对验收合格的仪器设备、材料物资等办理入库手续。

(三)招标管理部门:招标办组织的招标项目完成后应及时与申请部门根据中标结果,对照招标及中标文件拟订合同条款,明确权利、义务及违约责任,合理合法保障学校权益。

 

第三章 合同的订立

 

第十条 学校对外发生经济业务行为,除即时结清方式或按规定可不签订合同外,标的金额在2万元以上的经济活动,都应当订立书面合同,明确双方权利和义务。

第十一条 学校任何部门一律不准用学校资产对外提供合同担保,未经上级部门批准不得签订投资合同和借贷合同。涉及学校土地及资产处置、出租等事宜的合同必须经学校校长办公会或党委会议审议通过,并根据规定,上报上级主管财政部门审批。

第十二条 订立合同实行联席会审制度,党政办公室、财务处、审计处、纪检监察室等相关部门应当严格履行规定的程序和职责。

第十三条 订立合同时,条款应当齐备,内容应当明确、完整;形式符合法律、法规要求。国家或行业有明确规定的文本范式的,应当采用标准格式起草合同文本。

第十四条 根据“谁签订、谁负责”的原则,合同订立实行授权负责制。合同在签订前,各部门必须做好调查研究和充分论证,合同签订要按照上级和学校的有关规定,详细列明合同条款,明确合同双方的权利、义务及违约责任,依法维护学校的名誉和经济利益。

第十五条 合同订立前,合同申请(经办)部门应当组织对合同进行业务性审查,对对方的资信状况和履约能力进行审查;党政办应当组织对合同的合规性和严密性进行审查;法律顾问对合同文本的严谨性、合法性进行审核。

第十六条 党政办组织审查时要对存在的问题进行分析,对风险做出判断,并视情况提出防范或降低风险的对策,作为业务部门做出决策的重要参考。

第十七条 党政办公室、财务处、审计处、纪检监察室等相关部门对合同会审并在合同审批单签署明确意见后再提交分管校领导审核,最后报校长审批;特别重大的合同,须经校长办公会议或党委会研究决定。   

第十八条 凡以学校名义与外单位订立的合同,必须经学校法定代表人亲自签署或明确权限委托签订。未经学校法定代表人明确委托而以学校名义签订合同的,视为侵权行为,学校将追究其侵权行为的法律责任,由此造成经济损失扣其他后果,由签订人自负。

第十九条 合同签署的权限

合同所涉及的事项属于年初部门预算之内的,一般由学校法定代表人委托分管业务的校领导签订;重大合同由法定代表人亲笔签订或委托分管业务的校领导签订。

严禁将同一经济业务的合同“化整为零”,规避采购程序,越权签订合同。

第二十条 学校各部门未经学校法定代表人委托授权,不得以本部门的名义对外订立任何合同。否则,学校追究其侵权责任,由此造成经济损失和其他后果,由签订人自负。

 

第四章 合同印章和合同审批单的管理

 

第二十一条 学校刻制“湖南科技职业学院合同专用章”,由学校党政办指定专人负责保管,严格按规定使用印章,并建立用印登记备查制度。

第二十二条 凡学校对外签订的合同必须加盖“湖南科技职业学院合同专用章”,有特别约定的需盖学校行政公章。主要包括但不限于:委托设计合同、建筑安装合同、修缮合同、设备采购合同、物资及材料采购合同、技术成果转让合同、贷款合同、承包及租赁合同、各种服务协议书等。

未按本办法规定加盖“湖南科技职业学院合同专用章”或学校行政公章的合同均为无效合同。

第二十三条 发生特殊情况,须外带合同专用章的,须经法定代表人批准,并按规定办理登记手续。合同专用章如遗失或被盗,除应立即通知有关部门外,应登报挂失。

第二十四条 合同审批单的使用流程

(一)由订立合同的申请或经办部门按要求先在学校统一印制“合同审批单”填写合同概况,并附合同合同文本;

(二)合同审批单由签订合同的申请人和经办部门负责人签字,经财务处、审计处、纪检监察室、党政办等相关职能部门负责人审核后报分管业务的校领导和校长审批。合同报送法定代表人或授权代表批准时,根据批准人的要求对采纳部分和不采纳部分进行说明、修改。

(三)申请(经办)部门提交修改的合同给被授权人签字后,党政办公室盖章时应将合同审批单和合同正本一并存档。

 

第五章 合同的履行与监督

 

第二十五条 合同依法签订后,即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则,严格执行所规定的权利义务,确保合同实际、全面地履行。

第二十六条 合同实行合同履约责任制,合同申请(经办)部门是合同履约的第一责任人,第一责任人对合同的全面、正确履行负责。如出现不能履行或不能完全履行对,应采取紧急措施减少损失。

第二十七条 合同订立后,应当建立合同履行监督审查制度。各签约单位、签约人、经办人应适时了解、掌握合同的履行情况,发现问题及时处理或汇报。可能发生的违约风险或违约行为,要采取有效措施将不利影响降到最低。与执行合同相关的职能部门有责任对合同的履行情况进行跟踪一并向分管业务的校领导报告。

第二十八条 资产管理部门应按照合同约定对标的物的数量、质量等进行验收,对不符合合同约定的,应在法定或约定的期限内向对方当事人提出书面异议,并督促合同对方继续履行。

第二十九条 对于学校为付款方的合同,支付合同价款时,须经学校领导审批签字。未按程序签字审批的,财务处不予付款。支付最后一笔合同款项时,合同申请部门应填写合同履行终结报告,送党政办办理终止合同备案手续。

 

第六章 合同的变更、终止与纠纷处理

 

第三十条 合同申请(经办)部门提出变更、终止或解除合同的,应送分管业务校领导和法定代表人审批后,按法律规定的程序办理;对方提出变更、终止或解除合同建议的,学校应在接到对方书面通知后,及时汇报并听取分管业务校领导和法定代表人的意见,并按法律规定或约定的期限予以明确答复。

第三十一条 变更、解除合同以及对质量、数量等提出异议的,必须采用书面形式。

第三十二条 合同履行中如发现对方违约,合同申请或经办部门应会同采购管理部门、党政办等按法律规定及时交涉处理,追究对方违约责任。

第三十三条 发生合同纠纷时,合同申请或经办部门应会同相关部门提出明确意见及时主动向学校报告,及时与对方协商解决,避免给学校利益造成损失。

第三十四条 对经协商仍无法解决的合同纠纷,经法定代表人同意,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第三十五条 合同纠纷的提出,应及时与对方当事人协商处理纠纷的时间,注意不超过法律规定的时效,并考虑有仲裁或起诉的足够时间。

第三十六条 合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应订立书面协议,由双方代表签字并加盖合同专用章。

第三十七条 合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关部门,并将有关资料汇总,统一交党政办归档,以备查考。

 

第七章 合同登记与归档管理

 

第三十八条 学校党政办要加强合同登记管理,充分利用信息化手段,建立合同文本统一分类和连续编号制度,定期对合同进行统计、分类和归档,合同终结及时办理销号和归档手续。认真做好合同管理和基础工作,具体如下:

(一)建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。   

(二)建立合同管理台账。党政办公室应根据合同的不同种类,建立合同的分类台账和总台账。每个部门必须设一个总台账。其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。

(三)各部门要按季填写“合同情况报告表”,及时报送分管副校长,涉及收费和付款的合同同时抄报财务处。

第三十九条 合同订立后,应尽快完善合同登记手续。学校各职能部门发起订立的合同,正本由党政办保管,其副本由相关部门保管。

第四十条 建立合同查阅管理制度。合同归档后,职能部门查询和借阅时必须履行审批登记手续,借阅合同要及时返还。

第四十一条 学校签订的合同涉及商业机密的,要严格管理,防止泄密。

第四十二条 党政办对学校所属各部门的合同管理情况进行定期和不定期的检查,对合同履行情况进行监督和分析评估。

 

第八章 责任追究

 

第四十三条 对违反国家法律法规及本办法规定,在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害国家和学校利益的,将视其情节,追究责任人的行政和经济责任,构成犯罪的,移交司法机关处理。

 

第九章 附  则

 

第四十四条 本办法由党政办负责解释。

第四十五条 本办法自公布之日起执行。

 

 

湖南科技职业学院   

2017年5月3日 

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